LEAN, vad är det?

Lean kommer från Toyota och kallas (TPS) Toyota Production System, Lean myntades och blev känt redan 1990 men en del av ingridienserna i verktygen är redan från 1930, och Toyota kulturen ännu tidigare, kort och gott står programmet för hållbar utveckling över tid. Det man oftast hör om Lean är att man effektiviserar bort kostnader och spill väldigt snabbt, men även att Lean = smal.

Men Lean är så mycket mer! Det man också ”hör” är en ofantlig massa Japanska ord, vilket försvårar tolkningen av vad det egentligen är. Men konceptet i helhet ger en hållbar utveckling i företag och dess personal vilket just min erfarenhet säger och visar, ofantligt många företag kan intyga att det fungerar världen över. OM jag hade sett att det var svårt och inte fungera hade jag lagt av för 17 år sedan, men jag vet att det fungerar!  Se gärna en lite rolig filmsnutt på vad Lean inte är? klicka (HÄR),  ”OM” det hade varit så enkelt att implementera Lean hade nog alla företag använt sig av det sedan flera år tillbaka. MEN! det är inte så enkelt! MEN! det är oerhört effektivt och gynnar starkt en hållbar utveckling ”OM” det görs rätt och man väver in företagets befintliga kultur och strategier i förändringsprocessen.

förvirrad

Hur ser man då att verksamheten inte är Lean? exempel:

  • Någon säger; det är andra gången jag gör detta!,
  • Reklamationer externt och internt,
  • Jag får alltid dubbelkolla
  • Oreda (både fysiskt och i processer)
  • Negativ stämning
  • Hög personal omsättning
  • Stor variation i kostnader
  • Långsam lageromsättning
  • Många projekt igång som inte blir färdiga
  • Svårt att nå uppsatta mål

och det finns givetvis fler exempel.

 

Vem använder sig av Lean metodiken? om vi startar med Sverige är det först främst inom branscher såsom biltillverkning, elektronik och större industrier som ofta har en global koppling, många leverantörer till dessa använder också Lean. Sen finns det givetvis på fler företag i olika branscher och på olika nivåer, många gånger initierat för nå en större marknad eller uppfylla kraven hos någon kund, i vissa fall är det helt självinitierat, kan även vara rena krav från ägare och VD. Om man ser globalt finns det lite överallt, men i vissa länder sticker det ut som exempelvis USA och England, man kan även ta en koll på toppnoterade företag på världens olika börser, det som finns på topp 100 har ofta någon form av Lean implementerat. Det finns Lean inom alla branscher och alla storlekar på företag, jag har ännu ej hittat något som det inte går att applicera på.

Generellt brukar man säga att 25% kostnadseffektivitet kan nås inom 12 månader, så visst är det lockande? och många gånger är det detta som triggar men även det som gör att det fallerar när inte det långsiktiga är med. Variationen ligger många gånger i att varje verksamhet befinner sig på sin unika plats med dess förutsättningar, men dock finns alltid möjligheten inom alla.

pengar

Men vad gör man då på ett Lean företag?

Många börjar med något som heter 5S, (Det skulle kunna heta sunt förnuft i en förutbestämd frekvens) 5S är 5 ord som börjar på just S, 1. Sort (Sortera), 2 Systemize (Systematisera), 3 Shine (Städa, röja upp), 4 Standardize (Standardisera), 5 Sustain (Se till/ hållbart över tid).

Som ni ser blir det märkliga översättningar, men det blir väldigt naturligt när det används, därav använder jag hellre metodiken än orden. en del använder 5S till just städa och fastnar där (tyvärr), för Toyota innebär 5S riktigt mycket mer på alla företagets nivåer och avdelningar och är mantrat man lever med i kropp och själ. Just 5S ger en snabb start och även en insikt i vad Lean är! det är även med denna metodik man påbörjar resan och det kommer även att ändra kulturen i företaget.

Ett enkelt beskrivet exempel på 5S aktivitet i vardagen, processen är att brygga en kanna kaffe:

  1. Sortera. Vi går till processen så vi kan se den, alla som brygger kaffe på denna maskin ska vara med i aktiviteten, vi begränsar ytan/området där kaffebryggning sker, vi sorterar bort allt som inte behövs för kaffebryggning och placerar det utanför området.
  2. Systematisera. Vi tillsammans tänker nu ut hur arbetsplatsen ska se ut, vad använder vi först? den saken ska stå först, fundera och sätt ihop hela arbetsflödet (rita gärna på papper), tänk på att minimera spill och eliminera fel, fundera på vilken lagerpåfyllnings hastighet som är optimal på allt som används, organisera lager i området som täcker behovet fram till nästa leverans, gör en säkerhets analys, tänk att denna process aldrig tar slut det vill säga att processen är alltid klar för att brygga en ny kanna, i detta steg börjar man också med att fundera ut underhålls aktiviteter.
  3. Städa. I detta steg gör man rent så arbetsplatsen ser ut som teamets målsättning är, städa betyder också att ta bort onödiga saker och moment i underprocesser, när man städar bör man fråga sig 5 gånger var smuts och oreda kommer ifrån och var det uppstår, (Det tar emot att smutsa ner en ren arbetsplats)
  4. Standardisera. I detta steg går teamet igenom vilka rutiner och kompetenser som existerar för att stödja processen och så att den fungerar! och ser likadan ut varje dag!, att den levererar samma goda kaffe på samma tid alla gånger den används, saknas stöd kommer processen att fallera inom kort tid, teamet kompletterar med nödvändiga standards och detta inkluderar även standards till leverantörer och kunder.
  5. Se till / hållbar över tid. I detta steget (som är det viktigaste!) gör man en plan som innehåller korta audits/ inspektioner, detta görs och utförs av teamets medlemmar (processägarna), eftersom vi alla är utsatta för konkurrens är det också av yttersta vikt att vi etablerar ständiga förbättringar, dessa många små förbättringar flyttar oss framåt, audits ger oss svaret på OM vi förbättrar oss och i vilken takt.

 

Ett naturligt steg 2 är att få olika grupper i samma process att se samma bild, att fysiskt se vad det är som händer i den processen jag är delägare i, samtidigt se hela verksamhetens process. Inom Lean kallar man det värdeström, vilket är ett flöde från en punkt till en annan i verksamheten, denna metodik har fått namnet VSM (Value Stream Mapping), värdeströmskartläggning.

Här ser vi en VSM på högsta nivån:

vsm high level

Med detta verktyg kan man väldigt enkelt hitta möjligheter att förbättra, men även se var det finns gap. Ett naturligt fortsättningssteg i VSM är att få gjort en VSM som speglar verkligheten, och en VSM som beskriver framtiden, en så kallat Future State, skillnaden mellan dessa 2 är gapet vi ska fokusera på. VSM ligger helt i linje med affärsplanen, ett bra komplement.

bridge

Om man vet vart man ska, och vet var man är, blir det möjligt att tillsätta resurser och aktiviteter för att påbörja resan i utsatt riktning och börja fylla igen de gap som finns. Inom Lean finns inget konstant, allt förändrar sig över tid, precis som marknader och produkter, de är de små kontinuerliga rörelserna som ger en hållbar utveckling.